Wil je optimaal profiteren van de WBSO-subsidie? Dan is een goed bijgehouden WBSO-dossier essentieel. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) stelt strikte eisen aan de administratie. Zonder een compleet en correct dossier loop je het risico op een afwijzing of terugbetaling van de ontvangen subsidie. In dit artikel ontdek je hoe je jouw WBSO-dossier efficiënt kunt bijhouden en aan alle verplichtingen voldoet.
Wat is een WBSO-dossier?
Een WBSO-dossier is de verplichte administratie die bedrijven moeten bijhouden wanneer ze gebruik maken van de Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO). Dit dossier dient als bewijs dat het ontwikkelings- en onderzoekswerk daadwerkelijk is uitgevoerd volgens de aanvraag. De RVO kan deze administratie opvragen en controleren, soms zelfs jaren na de aanvraag.
Welke onderdelen bevat een WBSO-dossier?
Een volledig WBSO-dossier bestaat uit de volgende onderdelen:
Projectbeschrijving
Wat is de doelstelling van het project?
Welke technische knelpunten moeten worden opgelost?
Hoe wordt de innovatie gerealiseerd?
Werkadministratie
Urenregistratie per medewerker (wie heeft wanneer aan welk onderdeel gewerkt?).
Eventueel een projectmanagementtool of tijdregistratiesysteem als onderbouwing.
Technische documentatie
Schetsen, ontwerpen, prototypes, code (bij softwareontwikkeling).
Testresultaten, simulaties en andere bewijzen van voortgang.
Kosten en uitgaven
Facturen en bonnetjes van ontwikkelingskosten.
Eventuele investeringen in apparatuur of software die voor het project nodig waren.
Eindrapportage
Beschrijving van de behaalde resultaten.
Uitleg over de technische uitdagingen en hoe deze zijn opgelost.
Waarom is een goed WBSO-dossier belangrijk?
Voorkom terugvorderingen: Bij een controle moet je kunnen aantonen dat het project daadwerkelijk heeft plaatsgevonden zoals omschreven in de aanvraag.
Beter inzicht in je R&D-projecten: Door je voortgang goed te documenteren, verbeter je je projectbeheer en haal je meer uit je innovatiebudget.
Tips voor het efficiënt bijhouden van een WBSO-dossier
✅ Gebruik een digitaal systeem – Een softwaretool voor projectmanagement of urenregistratie helpt bij het structureren van je dossier.
✅ Houd het wekelijks bij – Voorkom dat je achteraf ontbrekende gegevens moet aanvullen.
✅ Zorg voor consistentie – De beschrijvingen in je WBSO-aanvraag moeten aansluiten op je administratie.
✅ Betrek medewerkers – Zorg dat iedereen die aan het project werkt, zijn uren en werkzaamheden goed vastlegt.
✅ Bewaar alle documenten – Ook e-mails, notities en interne rapportages kunnen als bewijs dienen.
Conclusie
Een goed bijgehouden WBSO-dossier is niet alleen een verplichting, maar ook een kans om je R&D-activiteiten beter te organiseren. Door structuur aan te brengen en systematisch bij te houden welke stappen je zet, voorkom je problemen bij een controle en benut je de subsidie optimaal.
Wil je hulp bij het opzetten van een waterdichte WBSO-administratie? Neem contact met ons op.